Skip to content Skip to footer
Close

Notarialne poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem

Notarialne poświadczenie dokumentu pozwala potwierdzić, że odpis, wyciąg lub kopia są dokładnie takie same jak dokument okazany notariuszowi. Taka czynność staje się niezbędna, gdy oryginał musi pozostać u właściciela, a urząd, bank, sąd, uczelnia lub inna instytucja wymaga urzędowo uwierzytelnionego wtórnika. Notariusz nie bada, do czego klient zamierza wykorzystać dane pismo, lecz dokonuje poświadczenia ściśle w granicach obowiązujących przepisów. Dzięki temu można posłużyć się wiarygodną kopią bez ryzyka utraty pierwotnego dokumentu.

Z tego artykułu dowiesz się:

Czym jest notarialne poświadczenie dokumentu

Czynność ta polega na formalnym stwierdzeniu przez notariusza, że przedstawiony odpis, wyciąg lub kopia pokrywa się z treścią okazanego dokumentu. Nie oznacza to sporządzenia nowego pisma ani potwierdzenia prawdziwości zawartych w nim informacji. Notariusz zaświadcza wyłącznie, że kopia jest identyczna z dokumentem dostarczonym do kancelarii.

Kiedy potrzebne jest uwierzytelnienie kopii dokumentu

Uwierzytelnienie kopii sprawdza się wszędzie tam, gdzie zachodzi konieczność przedłożenia pewnego dokumentu, ale nie chcemy bądź nie możemy pozbyć się jego oryginału. Procedura może objąć dokumenty urzędowe, umowy, zaświadczenia, dyplomy, pełnomocnictwa, odpisy aktów stanu cywilnego czy dokumentację firmową. Wymóg uzyskania pieczęci notarialnej może wynikać bezpośrednio z wewnętrznego regulaminu danej instytucji, przepisów szczególnych lub wymogów konkretnego postępowania. Przed wizytą w kancelarii dobrze jest ustalić, czy wymagana jest kopia całego pisma, wyciąg z jedynie wybranych stron, czy może kilka osobnych egzemplarzy tego samego poświadczenia.

Jakie dokumenty można poświadczyć u notariusza

Notarialnemu poświadczeniu może podlegać praktycznie każde pismo, o ile tylko możliwe jest fizyczne porównanie jego kopii, odpisu lub wyciągu z przedłożonym dokumentem. Najczęściej klienci zgłaszają się z dokumentami majątkowymi, rodzinnymi, spadkowymi, edukacyjnymi, administracyjnymi oraz firmowymi. Notariusz chętnie wyjaśni przebieg całej procedury i wskaże potrzebne materiały, zachowując przy tym pełną bezstronność.

Co zabrać do kancelarii notarialnej

Do przygotowania poświadczenia niezbędny jest dokument, który posłuży jako wzorzec do porównania. Należy zabrać ze sobą także ważny dokument tożsamości oraz informację, ile dokładnie egzemplarzy ma zostać sporządzonych. Jeżeli pismo składa się z wielu stron lub zawiera liczne załączniki, warto przynieść je w uporządkowanej formie. Przy wizycie przydadzą się:

  • dokument okazany do porównania,
  • gotowa kopia (jeśli już ją Państwo posiadają),
  • dokument tożsamości,
  • wytyczne co do liczby potrzebnych egzemplarzy.

Powyższe zestawienie ma charakter orientacyjny, gdyż ostateczne przygotowania zależą od specyfiki danej sprawy. Inne wymogi dotyczą dokumentów spadkowych, inne firmowych, a jeszcze inne pism, które mają trafić za granicę. Jeśli poświadczenie ma zostać użyte poza granicami Polski, warto uprzednio upewnić się, czy nie będą potrzebne dodatkowe formalności, takie jak np. klauzula apostille.

Notarialne poświadczenie dokumentu a poświadczenie podpisu

Uwierzytelnienie dokumentu to zupełnie inna czynność niż poświadczenie podpisu w Częstochowie. W pierwszym przypadku notariusz zaświadcza o identyczności kopii, odpisu lub wyciągu z dokumentem wzorcowym. W drugim wariancie potwierdza, że podpis na piśmie został złożony własnoręcznie przez konkretną osobę lub że uznała ona istniejący już podpis za własny. Różnica ta jest niezwykle istotna, ponieważ instytucje precyzyjnie określają swoje wymagania. Jeżeli pismo ma wywołać określone skutki prawne, samo uwierzytelnienie kopii może okazać się niewystarczające.

Czy poświadczenie kopii zastępuje akt notarialny

Poświadczenie zgodności z dokumentem nie zastępuje aktu notarialnego, jeżeli przepisy prawa wymagają formy aktu dla ważności danej czynności. Poświadczona kopia jedynie potwierdza wierność oryginałowi – nie tworzy nowej umowy, nie przenosi własności prawnej ani nie zastępuje oświadczeń woli stron. Ma to fundamentalne znaczenie m.in. przy transakcjach na rynku nieruchomości, zawieraniu umów majątkowych czy w sprawach spadkowych. Z tego powodu pojęcie aktu poświadczenia dziedziczenia należy wyraźnie odróżniać od zwykłego uwierzytelnienia kopii dokumentu.

Ile kosztuje poświadczenie dokumentu u notariusza

Ile kosztuje poświadczenie dziedziczenia u notariusza? Koszt usługi zależy głównie od liczby stron oraz dokładnego rodzaju poświadczenia. Maksymalne stawki taksy notarialnej reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, w związku z czym kancelaria nalicza opłaty ściśle według obowiązującego cennika. Przy poświadczaniu zgodności odpisu z okazanym dokumentem opłata pobierana jest za każdą stronę podlegającą weryfikacji. Przy większej liczbie pism lub gdy czynność łączy się z innymi usługami, ostateczny koszt warto ustalić telefonicznie bądź mailowo przed wizytą, podając liczbę stron i pożądanych egzemplarzy.

Poświadczenie dokumentów w sprawach spadkowych i majątkowych

W sprawach związanych z majątkiem i spadkami dokumentację składa się niejednokrotnie w wielu różnych miejscach. Notarialnie poświadczona kopia pozwala skutecznie załatwić formalności bez konieczności rozstawania się z oryginalnymi pismami. Rozwiązanie to sprawdza się przy dokumentach niezbędnych do ustalenia kręgu spadkobierców, wykazywania praw do lokali czy potwierdzania wcześniejszych czynności prawnych. Trzeba jednak pamiętać, że samo uwierzytelnienie kopii dokumentu nie zastępuje formalnego stwierdzenia nabycia spadku. W celu uregulowania spraw spadkowych warto zorientować się w pełnym spectrum działań i sprawdzić procedurę sporządzenia aktu dziedziczenia w Częstochowie.

Skorzystaj z poświadczenia dokumentu w kancelarii notarialnej

Wszystkie osoby, które stoją przed koniecznością potwierdzenia zgodności kopii z dokumentem, mogą zgłosić się do notariusza w Częstochowie wraz z pismem przeznaczonym do porównania. Przed planowanym spotkaniem warto upewnić się, ile kopii będzie potrzebnych oraz czy instytucja docelowa oczekuje powielenia całości materiału, czy wystarczy jej jedynie wyciąg lub odpis. Kancelaria Notarialna Gabrieli Boreckiej realizuje czynności notarialne zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, zapewniając stroną niezbędne informacje oraz wsparcie merytoryczne. Jeśli potrzebują Państwo profesjonalnego poświadczenia dokumentów, serdecznie zapraszamy do kontaktu w celu rezerwacji dogodnego terminu wizyty.